Sistem Penghargaan berbasis kinerja

Kinerja dalam kamus besar bahasa Indonesia diartikan Prestasi . Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atau manajer sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering manajer tidak mengetahui betapa buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan / instansi menghadapi krisis yang serius. Kesan – kesan buruk organisasi yang mendalam berakibat dan mengabaikan tanda – tanda peringatan adanya kinerja yang merosot.

            Pengendalian adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan , fungsi pengendalian managemen mencakup usaha untuk memastikan bahwa orang-orang lain tersebut mewujudkan tujuan yang telah di tetapkan melalui perilaku yang diharapkan.

            Sistem penghargaan berbasis kinerja merupakan salah satu alat pengendalian penting yang digunakan oleh perusahaan untuk memotivasi personel agar mencapai tujuan perusahaan dengan perilaku sesuai dengan yagn diharpakn oleh perusahaan. Penghargaan atas kinerja personel dilandasi oleh informasi yang dihasilkan dari penilaian atas kinerja personel.

A.1 Konsep Penilaian Kinerja

            Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi , bagian organisasi , dan personel berdasarkan sasaran,standar,dan kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

            Tujuan utama penilaian kinerja adalah untuk memotivasi personel dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya.

            Penilaian kinerja digunakan untuk menekan perilaku yagn tidak semestinya dan untuk merangasang serta menegakkan perilaku yang semestinya diinginkan.,melalui umpan balik hasil kinerja pada waktunya seta penghargaan , baik yang bersifat intrinsik maupun ekstrinsik.

B) MANFAAT PENGHARGAAN BERBASIS KINERJA

            Penilaian kinerja dimanfaatkan oleh organisasi untuk :

a.       Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian personel secara maksimum.

b.      Membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan penghargaan personel, seperti : promosi , transfer , dan pemberhentian.

c.       Mengidentifiaksi kebutuhan penilaian dan pengembangan personel dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan personel.

d.      Menyediakan suatu dasar untuk mendistribusikan penghargaan

e.       Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan

Manfaat Penghargaan berbasis kinerja mendorong personel untuk mengubah kecenderungan mereka dari semangat untuk memenuhi kepentingan diri sendiri ke semangat untuk memenuhi tujuan organisasi .Penghargaan berbasis kinerja menghasilakan dua macam manfaat :

1.      Memberikan informasi

2.      Memberikan motivasi

Penghargaan dapat menarik perhatian personel dan member informasi atau mengingatkan mereka tentang pentingnya sesuatu yagn di beri penghargaan dibandingkan dengan hal  yang lainj . Penghargaan di rancang untuk memusatkan perhatian personel terhadap hal yang diharapkan menjadi faktor sukses organisasi .Jika layanan terhadap costumer dipandang merupakan faktor keberhasilan organisasi, kecepatna dan ketepatan layanan merupakan kinerja yang perlu mendapatkan perhatian lebih dari personel .Untuk mendapatkan perhatian lebih inilah, penghargaan berbasis kinerja personel dalam dua faktor tersebut dipakai sebagai alat untuk memotivasi tindakan mereka, sehingga membantu personel dalam memutuskan bagaimana mereka mengalokasikan waktu dan usaha mereka.Hanya dengan mengatakan kepada personel bahwa kualitas adalah penting tidak berdampak terhadap perilaku personel terhadap kualitas .Namun jika dikatakan kepada personel bahwa ukuran kualitas merupakan faktor penting dalam menentukan kenaikan upah / gaji , bonus, dan kenaikan pangkat , maka hal ini akan menyakinkan mereka tentang pentingnya kualitas dalam pekerjaan.

C) BENTUK PENGHARGAAN DAN HUKUM

            Apa saja yang disukai atau tidak disukaoi oleh personel dapat dikaitkan dengan ukuran kinerja . kombinasi berbagai ukuran kinerja dapat digunakan untuk membedakan antara personel yang baik dari yang buruk kinerjanya .

Jenis-jenis penghargaan positif dan negatif

Penghargaan Positif

Penghargaan negatif

Otonomi Kekuasaan Kesempatan untuk berpartisipasi Dalam proses Pengambilan keputusan Kenaikan gaji/upah Bonus Opsi saham Sanjungan Pengakuan Kenaikan/pangkat Gelar/sebutan Pemberian tugas penting Permberian ruang kantor Tempat parkir khusus Keanggotan dikelas eksekutif Jaminan pekerjaan Penghargaan berupa barang Perjalanan wisata Pertisipasi dalam program Pengembangan eksekutif Pengembangan  eksekutif Time off

Campur tangan atasan Kehilangan pekerjaan Kenaikan gaji nol Penugasan pekerjaan tidak penting Tidak dinaikkan pangkat Demosi Dipermalukan secara hukum Hukuman (umum atau pribadi)

Pada gambar diatas dicantumkan daftar penghargaan positif dan negative yang dapat digunakan oleh perusahaan .Perusahaan biasanya tidak menagandalkan hanya pada satu macam penghargaan

D) KINERJA APA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH KARYAWAN

            Kinerja apa yang harus dilakukan oleh personel? Jawaban atas pertanyaan ini tergantung pada asumsi tentang lingkungan bisnis yang dimasuki oleh perusahaan . Jika ;lingkungan yang dimasuki oleh perusahaan memiliki karakteristik : costumer memegang kendali bisnis , persaingan tajam ,dan perubahan  menjadi konstan ,radikal,pesat,serentak dan pervasive .Organisasi yang tidak menghasilkan kinerja berikut ini akan terancam kelangsungan hidupnya .

1.      Membangun consumer yang puas

2.      Memiliki personel yang produktif dan berkomitmen

3.      Menghasilkan financial return memadai

Organisasi yang memasuki lingkungan seperti ini akan menuntut personelnya untuk menghasilakan kinerja yang sejalan dengan tuntunan lingkungan bisnisnya . Dengan kata lain ,personel hanya berharga bagi organisasinya jika mampu membangun costumer yang puas,produkstif,dan berkomitmen,serta mampu menghasilkan financial return memadai bagi organisasi untuk bertahan hidupdan berkembang.

Pemuasan costumer hanya dapat dihasilakn oleh personel yang mampu memproduski dan menyerahkan produk dan jasa yang menghasilkan value bagi costumer, organisasi memerlukan sistem penghargaan untuk memotivasi personel dalam menghasilkan value bagi customer.

E) PROSES PEMBERIAN PENGHARGAAN BERBASIS KINERJA

            Proses pemberian penghargaan berbasis kinerja pada dasarnya terdiri dari 2 tahap :

1.      Penetapan sistem penghargaan berbasis kinerja

Sebelum organisasi melakukan distribusi penghargaan berbasis kinerja, perlu ditetapkan lebih dahulu sistem yang dipakai sebagai dasar untuk mendistribusikan penghargaan . sistem ini disebut sistem penghargaan berbasis kinerja.

Penetapan sistem penghargaan berbasis kinerja melalui empat langkah:

a.       Penetapan asumsi lingkungan bisnis

Kinerja organisasi diukur dari kemampuan organisasi dalam beroperasi secara berhasil dalam lingkungan bisnis yang telah dipilih.

b.      Penetapan faktor keberhasilan perusahaan dalam bisnis

Kondisi lingkungan bisnis yang menjadi tempat beroperasinya perusahaan menuntut faktor tertentu untuk memungkinkan perusahaan berhasil mempertahankan eksistensinya dan bertumbuh.

c.       Penetapan ukuran kinerja berbasis faktor penentu keberhasilan

d.      Penetapan sistem penhargaan berbasis kinerja

Penghargaan kepada personel diberikan dalam bentuk insentif.

2.      Distribusi penghargaan berbasis kinerja

Dilaksanakan melalui tiga tahap :

a.       Penetapan sistem penghargaan berbasis kinerja

Proses distribusi penghargaan berbasis kinerja diawali dengan penetapan sistem penghargaan berbasis kinerja . Proses penetapan sistem penghargaan berbasis kinerja dilaksnakan melalui empat tahap .Sistem penghargaan berbasis kinerja merupakan dasar yang digunakan untuk melaksanakan penilaian kinerja dan pendistribusian penghargaan berbasis kinerja.

b.      Penilaian Kinerja

Setelah perusahaan menetapkan sistem penghargaan berbasis kinerja , sisitem ini kemudian dikomunikasikan kepada personel agar mereka memahami tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan perilaku yagn diharapkan dari mereka dalam mencapai tujuan yang telah di tetapkan oleh perusahaan.Thapa berikutnya adalah mengukur kinerja personel dengan tujuan  :

·         Menginformasikan tujuan organisasi dan perilaku yang diharapkan dari personel dalam mencapai tujuan tersebut

·         Mengumpulkan data sebagai dasar untuk mendistribusikan penghargaan bagi personel

c.       Pendistribusian penghargaan berbasis kinerja

Dalam tahap ini ,penghargaan yang telah dihitung berdasarkan hasil penilaian kinerja dibagikan kepada personel yang berhak .Jika distribusi penghargaan menyangkut lebih dari satu personel , diperlukan dasar untuk membagi insentif.jika kinerja personel dalam menyelesaikan pekerjaan tidak dapat dibedakan satu dengan yang lainnya,insentif dapat dibagikan sama besar.Jika kinerja personel yagn satu bervariasi dengan kinerja personel yang lain ,insentif perlu dibagikan berdasrkan persingkat personel.

F) TIPE PENGHARGAAN MONETER BERBASIS KINERJA

            Uang merupakan bentuk penghargaan penting yang seringkali dihubungkan dengan kinerja personel, terutama pada tingkat manager.Penghargaan moneter berbasis kinerja dapat digolongkan kedalam tiga kelompok utama :

1.      Kenaikan gaji berbasis Kinerja

Semua organisasi memberikan kenaikan gaji kepada personel disemua jenjang organisasi.Sebagian kenaikan gaji ini berupa penyesuaian terhadap biaya hidup.Sisanya berupa kenaikan gaji berbasis kinerja.Kinerja gaji umumnya hanya merupakan proporsi kecil dari gaji personel,namun  merupakan nilai signifikan bagi personel karena kenaikan tersebut bukan hanya sekali diterima oleh mereka.

2.      Insentif Jangka Pendek

Insentif jangka pendek umumnya berupa bonus , komisi, pembayaran perpotong .Insentif jangka pendek biasanya berupa pembayaran tunai  yang didasarkan atasa  kinerja yang diukur untuk periode satu tahun atau kurang.Penghargaan dapat didasarkan pada kinerja individu atau kelompok seperti tim kerja,pusat laba,atau perusahaan secara keseluruhan.

Beberapa insentif jagnka pemdek dihitung secara langsung dengan suatu formula seperti 2% dari pendapatan penjualan atau 10 % dari laba.

3.      Insentif Jangka Panjang

Insentif jangka panjang didasarkan pada  kinerja yang diukur selama jangka waktu lebih dari satu tahun.peghargaan ini biasanya diberikan terbatas untuk tingkat managemen puncak.Kinerja yang umumnya dipakai sebagai dasar penentuan insentif jangka panjang adalah variable akuntansiseperti pertumbuhan laba persaham,return-on-equity,asset dan investment yang diukur untuk jangka waktu antara tiga sampai enam tahun.

G) PENGHARGAAN TERHADAP KELOMPOK

            Kompetensi semakin tajam ,diperlukan kerjasama antarpersonel lintas fungsi dalam bentuk tim kerja.Dengan demikian diperlukan sistem penghargaan berbasis kinerja kelompok untuk memotivasi tim kerja dalam mencapai tujuan organisasi.umumnya sistem sistem penghargaan kelompok yang diberikan oleh perusahaan berbentuk bonus,profit-sharing,atau gain sharing.Penghargaan kelompok,hubungan antara usaha individu dan hasil yang diberi penghargaan adalah lemah,bahkan kemungkinan sama sekali tidak berkaitan.Oleh karena itu motivasi untuk mencapai penghargaan bukan merupakan pendorong utama yang dituju dengan penghargaan kelompok,komunikasi harapan,dan pemantauan bersamalah (sosial control) yang merupakan tujuan utama penghargaan kelompok.Terdapat hubungan yang lemah ,bahkan sama sekali nihil,antara kinerja individu dengan penghargaan ,kenyataan penghargaan kelompok berdampak positif terhadap motivasi dan kinerja.Insentif kelompok yang diterapkan dalam produksi mendorong personel dalam kerja tim,yang diwujudkan dalam pelatihan ditempat kerja bagi personel baru oleh personel lama  yang lebih berpengalaman,dan adanya rekanan dari kawan satu tim terhadap personel lain dalam tim secara individual dalam bekerja untuk kepentingan terbaik kelompok.

Di USA keberhasilan penghargaan kelompok dibuktikan melalui program open-book management (OBM).Tujuan OBM adalah untuk menarik garis pemisah antara aktivitas personel ,hasil keuangan perusahaan ,dan insentif bagi personel atas improvementyang diberikan personel.Program OBM mencakup : 1)Berbagi informasi keuangan perusahaan secara teratur dan informasi lain yang membantu karyawan untuk bekerja bersama dengan manager demi keberhasilan perusahaan, 2)pelatihan personel ,sehingga personel memahami makna informasi tersebut dan bagaimana personel dapat memberikan kontibusi terhadap laba perusahaan , 3)pemberian penghargaan berkaitan dengan laba perusahaan, 4)Jika diperlukan ,perubahan kultur dari top-down ke bottom-up , untuk menjamin bahwa ide personel dapat dipacu dan di pertimbangkan secara adil.

H) HUBUNGAN ANTARA PENGHARGAAN DENGAN HASIL

            Hubungan antara penghargaan dengan hasil adalah linier.Misalnya hamper semua manager pusat laba tidak akan menerima bonus sampai saat mereka mencapai secara penuh target laba yang dianggarkan .Namun,penghargaan pada umumnya hanya dijanjikan untuk kisaran kinerja terbatas.Penghargaan memiliki batas bawah dan batas atas,serta memiliki hubungan linier dalam batas-batas bawah dan atas tersebut.

Hampir semua perusahaan juga menetapkan batas atas dalam pembayaran insentif bagi manager tingkat menengahnya.Batas atas berarti perusahaan tidak memberikan penghargaan tambahan untuk hasil lebih tinggi daripada batas atas .sebagai contoh perusahaan tidak memberikan penghargaan untuk pencapaian diatas 15% laba yang dianggarkan .Penetapan batas atas dilandasi oleh beberapa alasan berikut ini :

1.      Ketakutan bahwa bonus yang tinggi akan dibayarkan untuk suatu kondisi yang seharusnya tidak pantas untuk diberi penghargaan Karena adanya keberuntungan (nasib baik)yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya.

2.      Ketakutan bahwa manager akan termotivasi untuk mengambil tindakan peningkatan laba tahun sekarang dengan mengorbankan laba jangka panjang

3.      Ketakutan terhadap adanya kemungkinan kesalahan dalam perencanaan

4.      Keinginan untuk tidak membayar lebih bagi manager tingkat rendah dibandingkan yang dapat diterima oleh manager tingkat atas,sehinggan memelihara keadilan tertikal dalam pemberian kompensasi

5.      Keinginan untuk mempertahankan total kompensasi yang dibayarkan kepada manager konsisten dari periode ke periode.sehingga para manager dapat mempertahankan gaya hidup mereka

6.      Keinginan untuk tidak menyimpang dari praktik standar dalam industry

I)KRITERIA MENGEVALUASI SISTEM PENGHARGAAN

            Sistem penghargaan berbasis kinerja harus memenuhi kriteria berikut ini :

1.      Penghargaan harus dihargai oleh Penerima

Penghargaan yang tidak bernilai dimata penerima tidak akan memotivasi penerima untuk berprestasi.dibandingkan dengan eksekutif tingkat atas,manager menengah dan rendah mungkin lebih tertarik dalam melindungi otonomi mereka dan dalam meningkatkan prospek promosi mereka (setelah gaji pokok mereka dijamin)

2.      Penghargaan harus cukup besar untuk dapat memiliki dampak

Jika penghargaan yang disediakan jumlahnya tidak signifikan ,dampak dapat berlawanan dengan usaha untuk meningkatkan produkstivitas.Personel dapat merasa dipermalukan dan akan bereaksi dengan emosi kemarahan dan terhina.

3.      Penghargaan Harus dapat dimengerti oleh penerima

Personel harus memahami dengan baik mengenai alasan pemberian penghargaan maupun nilai penghargaan yang mereka terima

4.      Penghargaan harus diberikan pada waktu yang tepat

Penghargaan harus diberikan setelah personel menghasilakan keinerja yang seharusnya mendapatkan penghargaan ,jika tidak diberikan segera,penghargaan akan mendapatkan penghargaan

5.      Dampak penghargaan harus dirasakan dalam jangka panjang

Penghargaan dapat menghasilkan nilai yang lebih tinggi jika perasaan bahagia yang dihasilkan oleh penghargaan tersebut bertahan lama dalam ingatan penerima

6.      Penghargaan harus dapat diubah

Pemberi penghargaan seringkali berbuat salah dalam menetapkan penghargaan dan beberapa keputusan pemberi penghargaan lebih sulit untuk diubah jika dibandingkan dengan yang lain .

7.      Penghargaan harus memerlukan biaya yang efisiensi

Ada penghargaan yang memerlukan biaya besar dan ada pula yang memerlukan biaya rendah .ditinjau dari perusahaan , yang terbaik adalah penghargaan yang mampu memotivasi personel sesuai yang diharapkan oleh perusahaan dengan biaya yang minimum.Keadaan ini sulit untuk dicapai ,karena dampak setiap penghargaan sangat tergantung selera pribadi penerima penghargaan dan kondisi yang melingkupinya.

J) PENGHARGAAN MONETER EVALUASI SISTEM PENGHARGAAN

            Banyak penghargaan moneter yang diberikan oleh perusahaan-perusahaan gagal dalam memenuhi kriteria penghargaan sebagaimana yang dijelaskan diatas.Kegagalan pada umumnya terjadi bila perusahaan tidak menghasilkan kinerja baik dan menurunkan pembayaran penghargaan kepada personelnya,yaitu dengan jalan mengurangi penghargaan moneter yang diterima oleh personel yang berprestasi baik. Hal ini lebih diperburuk lagi dalam kondisi inflasi rendah. Oleh karena sulit untuk mengurangi gaji, perusahaan biasanya menghukum personel yang tidak berprestasi dengan tidak membayarkan bonus atau tidak meningkatkan gaji.

Beberapa penghargaan moneter gagal dalam memenuhi kriteria dapat dimengerti oleh personel.Oleh karena perjanjian atau kontrak dengan atasan seringkali tidak jelas dan karena umpan balik yang berkaitan dengan kinerja cenderung berpihak dan tidak lengkap.personel seringkali tidak mengerti mengapa mereka mendapatkan penghargaan,Jika program pemberian penghargaan sangat kompleks ,yang biasanya terjadi dalam insentif jangka panjang.

Banyak penghargaan moneter gagal menghasilkan dampak terhadap perilaku penerima.Kenaikan gaji yang berbasis pada kinerja seringkali sangat kecil jumlahnya pada inflasi rendah,sehingga penghargaan tersebut tidak berdampak pada perilaku personel.Penghargaan moneter ,baik berupa bonus maupun kenaikan gaji,umumnya dirahasiakan,kecuali yang diberikan pada managemen puncak yang wajib diungkapkan kepada masyarakat..

Hampir semua penghargaan moneter tidak bertahan lama.kenaikan gaji akan segera diikuti dengan perubahan pola konsumsi personel,sehingga dampaknya terhadap perilaku personel hanya dalam waktu yang relatif singkart.Begitu juga dengan bonus ,penghargaan ini segera akan dikonsumsi oleh penerima,sehingga dampaknya terhadap perilaku personel juga tidak akan tahan lama.penghargaan moneter tidak mampu bertahan lama dibandingkan dengan penghargaan berupa plakat yang dapat digantung pada dinding ,ruang kantor yang luas,kenaikan pangkat,atau perjalanan wisata yang meninggalkan kesan lama.

K) PENDESAINAN SISTEM PENGHARGAAN MONETER

Beberapa isu penting yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain sistem penghargaan moneter

1.      Berapa porsi penghargaan yang  harus berbasis kinerja ?

Semakin besar proporsi penghargaan berbasis kinerja,semakin besar dorongan yang dihasilkan bagi personeluntuk mencapai tujuan organisasi.Umumnya kesulitan utama dengan tidak digunakanya penghargaan berbasis kinerja ,jika personel tidak seluruhnya dibawah kendali personel, sehinggan dalam situasi semacam ini personel menanggung risiko bisnis.Umumnya ,pemilik perusahaan dalam posisi yang lebih baik untuk menanggung risiko bisnis dibandingkan dengan personel,karena penghargaan yang diterima oleh pemilik perusahaan datang dari portofolio yang berbeda-beda.

2.      Seberapa eksplisit janji pemberian penghargaan dikomunikasikan kepada personel

Isu lain yang timbul dalam membangkitkan motivasi personel melalui sistem penghargaan berbasis kinerja adalah kejelasan penghargaan yang dijanjikan .kadang-kadang bentuk penghargaan yang dijanjikan dan basis yang dipakai sebagai dasar untuk menentukan penghargaan yang akan diberikan dikomunikasikan kepada personel secara eksplisit.

Penghargaan lain yang seringkali berupa penghargaan penting kadang dicantumkan dalam suatu kontrak dengan aturan yang tersirat.Pemahaman yang tersirat dan tidak tertulis diantara manager diterapkan kasus per kasus dan digunakan untuk mengisi kesenjangan yang timbul didalam kontrak tertulis ,baik yang sengaja maupun tidak sengaja.Basis yang digunakan sebagai penentuan penghargaan kemungkinan dibiarkan kabur karena penilaian atas basis tersebut bersifat subjectif.para manager dapat diberitahu bahwa perusahaan akan melindungi mereka dari pengaruh buruk faktor ekonomi yang berada diluar kendali mereka.Jika perusahaan memasuki kembali ketahun baik.kontrak promosi penting semacam ini umumnya dibuat secara tersirat.Manager dapat menarik kesimpulan dari faktor-faktor yang digunakan untuk menentukan promosi dengan mengamati keterampilan ,kualitas,pribadi,dan kinerja orang  yang telah memperoleh promosi.

Atasan sering kali secara sengaja membiarkan tersirat butir-butir tertentu dalam kontak. Mereka kemungkinan tidak tahu bagaimana menggambarkan basis yang digunakan sebagai dasar penghargaan atau penentuan bobot pentingnya unsur-unsur yang menentukan basis penghargaan sebelum periode penilaian kinerja.